Recruter à l’ère de la Loi 25 – Ce qu’il faut savoir

La Loi 25, une réforme clé pour la protection des renseignements personnels au Québec, transforme non seulement les pratiques de gestion des données, mais aussi le quotidien des recruteurs. Que vous soyez un professionnel aguerri de l’acquisition de talents ou un gestionnaire qui recrute occasionnellement, comprendre les implications de cette loi est essentiel pour naviguer dans un paysage de plus en plus axé sur la confidentialité et la transparence.

La Loi 25 en bref

Adoptée en 2021, la Loi 25 modernise les dispositions sur la protection des renseignements personnels. Avec une mise en application progressive jusqu’en 2024, elle introduit des obligations pour renforcer la sécurité des données, garantir la transparence et redonner aux individus un meilleur contrôle sur leurs informations personnelles.

Quelques étapes marquantes :

• Septembre 2022 : Désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels et déclaration obligatoire des incidents de confidentialité.
• Septembre 2023 : Exigences sur la gouvernance des données, la gestion du consentement et l’utilisation de l’intelligence artificielle.
• Septembre 2024 : Introduction du droit à la portabilité des données.

Ce que cela signifie pour les recruteurs

Dans un contexte où les données personnelles sont omniprésentes, chaque interaction avec un candidat comporte des responsabilités accrues. Voici des exemples concrets pour illustrer ces changements.

Consentement explicite et transparence

Avant de collecter des renseignements (CV, évaluations psychométriques, références), obtenez un consentement clair. Expliquez comment et pourquoi les données seront utilisées, comme dans une fiche d’information ou un formulaire électronique.

Lors d’une campagne de recrutement, si vous partagez un CV avec un gestionnaire, informez le candidat au préalable.

Limiter la collecte aux données nécessaires

Posez-vous la question du test de la nécessité : chaque donnée que vous demandez est-elle vraiment essentielle pour l’embauche? Évitez de demander des informations comme le numéro d’assurance sociale ou des détails médicaux avant qu’une offre ne soit acceptée, sauf en cas de besoin légitime.

Gouvernance et gestion des données

Nommer un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) est un must. Mais allez plus loin : cartographiez vos données. Où sont-elles stockées? Qui y a accès? Si vous utilisez un ATS, assurez-vous que ses paramètres respectent les normes de sécurité.

Prévention des incidents

Adoptez une politique de confidentialité claire et formez vos équipes. Une simple erreur, comme l’envoi d’un courriel à la mauvaise adresse, peut devenir un incident à déclarer. Pensez au test du micro : seriez-vous à l’aise de justifier publiquement (devant journalistes) vos pratiques?

Pourquoi agir maintenant?

Avec des sanctions administratives allant jusqu’à plusieurs millions de dollars, il est risqué d’ignorer ces obligations. Pourtant, la conformité à la Loi 25 est aussi une opportunité :

• Renforcer votre marque employeur : Les candidats apprécient les entreprises qui priorisent leur vie privée.
• Créer un avantage concurrentiel : Montrez que vous êtes proactif face à l’évolution des réglementations.

Conseils pour amorcer la transition

• Formez vos équipes : Organisez des ateliers sur la Loi 25 pour sensibiliser vos recruteurs.
• Développez une politique interne : Adaptez vos pratiques aux nouvelles normes et documentez chaque étape.
• Débutez progressivement : Nul besoin d’être parfait dès le premier jour, mais il est crucial de démontrer un effort soutenu.

La Loi 25 redéfinit la façon dont les recruteurs interagissent avec les candidats et les données. En prenant les mesures nécessaires dès maintenant, vous protégez non seulement votre organisation, mais vous renforcez également la confiance avec vos talents. Et souvenez-vous : dans un monde où les données personnelles valent de l’or, votre meilleure stratégie est une transparence à toute épreuve.