Réinventer le recrutement : Co//app au cœur de l'innovation

Dans un monde où la rapidité de l'information et la transparence sont devenues des critères déterminants pour le succès, Co//app émerge comme une solution évidente dans le domaine du recrutement. 

En combinant la technologie avancée à une approche humaine et personnalisée, cette plateforme transforme le processus de recrutement en une expérience fluide et intégrée, mettant en lumière non seulement les candidats actifs, mais aussi le potentiel immense des profils passifs. À travers une interface intuitive, Co//app permet aux recruteurs et aux gestionnaires-embaucheurs de naviguer avec aisance dans le paysage complexe du marché de l'emploi, leur offrant des outils puissants pour identifier, suivre et engager les talents de demain. 

Alors que nous plongeons dans l'histoire de Co//app, découvrons comment cette plateforme façonne l'avenir du recrutement et continue d'innover pour répondre aux défis émergents de l'industrie. Entrevue avec David et Sébastien :

Pour commencer, pourriez-vous expliquer brièvement la mission et la raison d'être de Co//app pour ceux qui ne sont pas encore familiers avec cette plateforme ?

Sébastien : À l'origine, nous voulions instaurer plus de transparence dans nos processus de sourcing et de recrutement. Notre objectif était de permettre à nos clients d'avoir accès à toutes les informations dont disposent les recruteurs tout au long d'un mandat.

Il est important de connaître non seulement les candidats proposés, mais aussi ceux qui progressent dans le processus d'embauche. De plus, il est toujours intéressant de savoir combien de personnes ont été approchées et où ces profils ont été trouvés (entreprise, industrie, etc.). Au-delà des résultats, ce qui rassure beaucoup nos clients, c'est d'avoir un aperçu complet de la recherche effectuée, et ce, tout au long du mandat.

Souvent, c'est précisément lorsque nos recruteurs travaillent le plus intensément que les clients ont le moins de nouvelles sur l'avancée de la recherche et des candidatures. Co//app permet de pallier ce problème en offrant une vision en temps réel de ce qui se passe au cours du mandat.

David : La plateforme répond à une source majeure de frustration des clients. Lorsque nous recueillons leurs commentaires négatifs sur leur collaboration avec les agences, le principal point soulevé est le manque de visibilité et de transparence sur les actions entreprises, ainsi que le manque de suivi. La mission principale de Co//app est de résoudre ce problème : lors d’un mandat, peu importe que les résultats soient bons, excellents ou mauvais, l'objectif est de partager cette information de manière claire et continue.

Pouvez-vous nous raconter comment est née l'idée de créer Co//app ? Plus précisément, comment et à quel moment l'éclair de génie est-il survenu ?

Sébastien : L'objectif initial s'est déroulé en deux étapes :

1. Permettre à notre équipe d'être plus productive ;
2. Améliorer l'expérience client dans le cadre de nos mandats de sourcing.

À nos débuts, dans le cadre de nos services de sourcing, nous produisions des rapports hebdomadaires pour nos clients. Ces rapports nécessitaient beaucoup de tâches manuelles.

En observant plusieurs sourceurs travailler sur différents rapports en même temps, nous avons réalisé qu'il devait y avoir une solution technologique pour améliorer notre productivité et permettre aux clients d'accéder à l'information en temps réel, plutôt qu'une fois par semaine.

Cet éclair de génie (idée) est venu progressivement, à force de travailler sur nos mandats, avec un souci constant de transparence et d'amélioration continue. Rapidement, nous en sommes arrivés à la conclusion que le projet de développement de Co//app valait la peine d'être lancé.

En quoi Co//app facilite-t-il spécifiquement le travail quotidien des recruteurs et des professionnels de l’acquisition de talents ?

Sébastien : Économiser du temps, collecter des données automatiquement, améliorer les suivis et le feedback, offrir plus de transparence et documenter les processus, ce sont tous des éléments recherchés par les recruteurs. Et c’est exactement ce que Co//app offre. La plateforme nous permet de partager des informations de façon simple, propre et claire avec les gestionnaires-embaucheurs, ou dans notre cas, les clients externes. Cela augmente la satisfaction des clients, car ils voient tout le travail accompli pour arriver au résultat final : identifier quelques profils "verts", c'est-à-dire des candidats qualifiés pour le poste en question.

David : Lors de la conception de l’outil, nous voulions nous détacher des solutions existantes sur le marché. Notre objectif était de donner accès aux fonctionnalités de sourcing à n’importe quel sourceur. Nous parlons beaucoup de l’importance du partage d’informations et nous souhaitions également remédier à une autre source d’agacement soulevée par nos clients concernant les ATS traditionnels. Ces plateformes ne sont pas très collaboratives. Avec Co//app, nous pouvons faire interagir le client ou le gestionnaire-embaucheur dans le pipeline grâce aux commentaires et au système d’étoiles mis en place. Ce n’est pas juste un tableau de bord statique, c’est un véritable outil de collaboration, d’où le nom Co//app.

Lorsque vous présentez l’outil, comment le positionnez-vous par rapport à l’ATS ?

Sébastien : Co//app est complémentaire à l’ATS. L’ATS (Applicant Tracking System) permet de gérer un flux de candidatures, de personnes intéressées, tout au long du processus de recrutement jusqu’à l’embauche. En général, l’ATS s’arrête à ce stade et le système de gestion des ressources humaines prend le relais pour gérer les employés, les avantages sociaux, la paie, la performance, etc.

Cependant, il n’existe rien pour la phase précédant l’ATS, c'est-à-dire tout ce qui concerne la gestion des communautés et le maintien des relations à long terme avec des profils passifs, qui ne sont pas nécessairement des postulants actifs, mais qui pourraient devenir d’excellents candidats.

Co//app ne remplace pas l’ATS, mais le complète en ajoutant cette couche de gestion et de relations avec les talents avant même qu'ils ne deviennent des candidats.

Quel type de retour avez-vous reçu de la part des recruteurs qui utilisent l’application ? Qu’est-ce qui les impressionne le plus ?

Sébastien : La force de Co//app réside dans sa simplicité. Que tu sois recruteur ou gestionnaire-embaucheur, peu importe le secteur d'activité dans lequel tu travailles – acquisition de talents, ressources humaines ou opérations – lorsque tu te connectes à la plateforme, le système de classement mis en place (système de couleur Vert-Jaune-Rouge) permet de comprendre rapidement et simplement la progression des profils dans chacune des catégories.

C'est un outil extrêmement simple, et nous voulons le maintenir ainsi. La simplicité et la clarté du système impressionnent particulièrement les utilisateurs, car elles facilitent la prise de décision et le suivi des candidats.

Co//app (anciennement appelé la Sourcinc App) a été lancé en 2017. Quels ont été les moments marquants et les réussites accomplies depuis ?

Sébastien : Bien sûr, il y a eu plusieurs défis à surmonter au fil des années. Mais je vois cela davantage comme une série de grands chapitres dans le développement de la plateforme.

Au début, de façon très naïve, notre idée était de créer quelque chose de semblable à un fichier Excel vivant. Un document où les clients pourraient voir en temps réel les résultats de nos recherches. La première version de l’outil a été développée assez rapidement et offrait exactement cela. Mais très vite, nous avons rencontré des problèmes. Le volume de données que nous entrions dans l’application, dû à la performance de nos sourceurs, a rapidement saturé la base de données. Nos développeurs ont vite compris que la structure initiale n’était pas adaptée pour supporter un tel volume de données. Le premier défi a donc été de comprendre ce volume et d’adapter la base de données pour que l’outil fonctionne adéquatement. Nous devions nous assurer que l’application pourrait supporter la croissance rapide du nombre de projets créés par notre équipe, ainsi que le nombre de profils ajoutés à ces projets. Nous avons rapidement refait toute l’architecture de l’application pour qu’elle puisse gérer ce volume.

Le deuxième chapitre concernait l’amélioration de l’expérience utilisateur. Autant au niveau esthétique que dans la configuration, il était crucial que le client puisse facilement retrouver ses informations, les classer et comprendre notre travail.

Enfin, le troisième chapitre a été consacré à l’amélioration continue. Nous nous sommes concentrés sur la création de nouvelles fonctionnalités qui n’existaient pas auparavant. L'extension Chrome, la classification des profils avec le système d’étoiles, les boîtes de commentaires, sont autant d'éléments forts de l’application actuelle qui n’étaient pas présents lors du lancement de la première version. La section des statistiques a également été grandement améliorée au fil des ans. Nous avons constaté que certaines statistiques et KPI que nous trouvions importants ne l’étaient pas vraiment pour nos clients, alors que d’autres éléments manquants étaient essentiels pour eux. Nous avons donc ajusté cette section pour répondre à leurs besoins.

Au cours des sept dernières années, grands nombres des améliorations apportées à l’application ont été faits suite aux commentaires de nos clients.

Comment voyez-vous l’évolution de Co//app dans les prochaines années?

Sébastien : La vision d’aujourd’hui est extrêmement claire, et nous avons une bonne idée de ce à quoi Co//app pourrait ressembler dans les prochaines années. Mais cette vision évolue constamment. Si je compare Co//app aujourd’hui avec la version d’il y a 7 ans, c’est encore mieux que ce que nous avions imaginé, mais il reste encore tellement de choses à développer.

Récemment, nous avons déployé beaucoup d’efforts pour améliorer nos missions de sourcing. Nous avons créé un tout nouveau type d’utilisateur, permettant à nos clients de devenir de plus en plus autonomes dans la gestion de leurs pipelines.

À l'avenir, nous aimerions explorer les fonctionnalités d’automatisation : simplifier certaines maintenances, améliorer les communications via Co//app, et même suggérer des profils pertinents lors de la création de projets. Les prochaines fonctionnalités que nous développerons seront vraiment très intéressantes.

David : En ce moment, on parle beaucoup d’intelligence artificielle. Alors, nous nous demandons encore une fois, quelle est la mission de Co//app ? Est-ce que nous voulons que l’outil source automatiquement pour les utilisateurs ou qu'il reste un outil collaboratif en mode tableau de bord ? Selon la réponse à ces questions, nous orienterons le développement de certaines fonctionnalités.

Nous avons aussi réfléchi à la manière de mieux communiquer les informations dont nous disposons. Devons-nous partager ces informations via la connexion dans Co//app, créer des notifications par e-mail, Slack ou Teams, ou directement par SMS ? L’objectif de Co//app est d’augmenter la transparence et d’optimiser le temps passé sur un mandat. Plus un candidat passe de temps dans un processus, plus il y a de chances de perdre son engagement. Nous devons donc envisager différentes façons pour un recruteur et un gestionnaire-embaucheur de collaborer et d’optimiser le processus. Nous aimerions explorer des fonctionnalités qui leur permettront d'être plus agiles dans leurs communications.

Sébastien : Parallèlement, il y a de nombreuses fonctionnalités que nous pourrions créer pour faciliter la vie et améliorer la performance des recruteurs. Chaque décision concernant une nouvelle fonctionnalité est prise en fonction de deux critères : fait-elle gagner du temps et simplifie-t-elle la vie des utilisateurs ? Si la réponse est partiellement oui, nous ne procédons pas. Si nous pensons qu’elle permet réellement de gagner du temps et qu’elle reste extrêmement simple à utiliser, nous sommes définitivement intéressés à la développer.

Vous parliez plutôt des statistiques disponibles. Pouvez-vous m’énumérer quelles sont les statistiques offertes dans Co//app ?

Sébastien : Il y a deux sortes de statistiques : les statistiques qualitatives et les statistiques quantitatives.

Les statistiques quantitatives incluent principalement :

• Le nombre de profils sourcés,
• Les taux de réponse,
• Le nombre exact de profils dans chaque section (Vert-Jaune-Rouge),
• Les informations salariales, incluant le salaire le plus bas, le plus élevé et le salaire médian de la recherche.

Ces données sont très pertinentes et intéressantes pour le client, car elles fournissent une vision claire des aspects financiers et quantitatifs de la recherche.

Les statistiques qualitatives, quant à elles, donnent plus de détails sur le travail effectué de notre côté. Elles comprennent :

• Le plan de match pour la semaine suivante,
• Différents commentaires et observations,
• Des éléments personnalisés en fonction de chaque recherche spécifique.

Chaque recherche étant unique, il est crucial de mentionner au client ces détails qualitatifs.

Tous ces éléments réunis permettent d’avoir une idée claire, en une page, de tout ce qu’il faut savoir sur la recherche : le nombre de profils, les informations salariales, les compagnies qui ont été sourcées, ainsi que les commentaires du sourceur.

Comment Co//app contribue-t-il à transformer le processus de recrutement et l’industrie du recrutement en général ?

Sébastien : Beaucoup d’études montrent qu’environ 30 % des profils sur le marché sont activement à la recherche d’emploi, avec un CV prêt. Ces candidats consultent les offres d’emploi et manifestent leur intérêt. Mais il y a 70 % du marché constitué de personnes en poste qui ne cherchent pas activement un emploi, mais qui pourraient être d’excellents candidats.

Nous partons du principe que les clients gèrent cette portion active du marché. Ces personnes intéressées par leurs offres d’emploi et qui considèrent l’entreprise comme un employeur de choix devraient se trouver quelque part dans leur base de données. À un moment ou un autre, ils auront soumis leur CV ou suivront activement les pages de l’entreprise sur les différents réseaux sociaux.

De notre côté, nous nous concentrons principalement sur les candidats passifs. Nous investissons nos efforts vers ce 70 %. Nous trouvons ces profils, les convertissons, puis les organisons de manière digeste pour que le client puisse comprendre son marché.

Co//app permet ainsi de répertorier et de donner un portrait du marché des candidats passifs.

David : Il est important de faire la distinction entre la mission de Co//app et celle de Sourcinc. Pour Co//app, lorsque le client se connecte, cela ne signifie pas qu’il aura accès aux 70 % des profils passifs. C’est un outil qui optimise le travail du sourceur pour justement collecter et partager les profils passifs.

En terminant, comment décrieriez-vous la culture d’entreprise instaurée chez Sourcinc et comment celle-ci influence-t-elle la manière dont vous développez et commercialisez Co//app ?

Sébastien : La culture chez Sourcinc est ouverte, où exprimer les vérités, même inconfortables, est encouragé. Les retours d'expérience de notre équipe concernant l'utilisation de Co//app sont cruciaux pour nous.

David : Et il ne s'agit pas seulement des retours positifs.

Sébastien : Exactement. Il est vital que notre équipe se sente en confiance pour signaler les problèmes, afin de ne pas avancer avec des illusions de perfection. Dans un environnement où les gens hésitent à exprimer leur avis, il y a un risque de croire que tout va bien alors que ce n'est pas le cas.

David : Chez Sourcinc, les retours que nous collectons sont toujours étayés par des statistiques, des faits, ou des actions. Nous avons intégré cette approche dans Co//app. Ainsi, vous pouvez voir l’évolution de votre pipeline, qu’elle soit positive ou négative, mais toujours appuyée par des données concrètes. Ce n’est pas simplement dire « ça ne va pas et je ne sais pas pourquoi », mais plutôt « ça ne va pas, et voici les faits qui l’expliquent ». Les taux de réponse, les raisons pour lesquelles les personnes ne sont pas intéressées sont des exemples de données qui guident nos actions et qui sont bien accueillis par nos clients.

Sébastien : Comme le dit notre slogan, Co//app est un outil développé par des recruteurs pour des recruteurs. Chaque fonctionnalité de base a été conçue pour répondre directement à leurs besoins. Et si quelque chose ne fonctionne pas, cela est immédiatement signalé par l’équipe, car ils sont les premiers et principaux utilisateurs de l’outil. Ils sont donc extrêmement impliqués dans le processus de décision et d’amélioration.

Un mot de la fin ?

David : Si on reprenait cette conversation dans un an ou deux, vous verriez sans doute beaucoup de changements, car nous nous adaptons constamment à la réalité du marché. En 2017, lors de la création de Co//app, l'intelligence artificielle n'était pas un sujet de discussion pour nous. Aujourd'hui, il serait presque inconcevable de ne pas l'envisager. Je ne dis pas que nous allons intégrer l'IA dans Co//app, mais c'est quelque chose à considérer sérieusement pour comprendre sa valeur ajoutée potentielle.

Sébastien : Exactement. Co//app a des possibilités infinies tout en conservant sa simplicité. Chaque innovation que nous introduisons apporte souvent des perspectives que nous n'avions pas envisagées auparavant. Toutes les recommandations que nous recevons sont extrêmement pertinentes, et nous réalisons que des idées qui n'étaient pas prioritaires aujourd'hui pourraient devenir essentielles demain. C'est dans cet esprit que nous envisageons l'avenir de Co//app.